Kurum bazlı hesap
E-fatura hesabı kurum başına tanımlanır: sağlayıcı, hesap türü ve gönderen vergi numarası kurumun kendi bilgileridir. Global bir Edisify hesabı üzerinden gönderim yapılmaz.
Dönem Kapanışı · 8 Adım
Özel eğitim e-fatura — ders sayısından entegratöre sekiz adımda
Ay sonu, özel eğitim kurumunun en hataya açık işidir: ders sayıları, devamsızlıklar, MEBBİS mutabakatı ve faturalar birbirini tutmak zorundadır. Edisify bunu sırayla yürüyen bir kapanış akışına bağlar; e-fatura gönderimi bu akışın son adımıdır.
- Aylık ders sayılarından toplu taslak fatura
- Fatura kalemleri ders programıyla çapraz kontrol edilir
- Entegratör hesabı kuruma ait, kimlik bilgileri şifreli
- Dönemin faturaları tek PDF hâlinde e-postanıza gelir
Tanım
Özel eğitim e-fatura süreci nedir?
Özel eğitim e-fatura süreci, destek eğitim hizmeti karşılığında düzenlenen faturaların hazırlanıp elektronik olarak iletilmesidir. Özel eğitim kurumunda bu süreç bir muhasebe işi olmaktan çok bir mutabakat işidir: faturaya girecek tutar, ay içinde gerçekten yapılmış ders sayısından çıkar. Ders sayısı yanlışsa fatura da yanlış olur ve hata çoğu zaman ay kapandıktan sonra fark edilir.
Bu yüzden Edisify e-faturayı tek başına bir ekran olarak değil, sekiz adımlı bir dönem kapanışı akışının parçası olarak ele alır. Önce dersler ve devamsızlıklar kontrol edilir, MEBBİS ile mutabakat kurulur, faturalar toplu oluşturulup ders sayılarıyla çapraz doğrulanır; ancak ondan sonra e-fatura olarak resmileştirilir ve dönemin tüm faturaları tek PDF hâlinde e-postanıza gönderilir.
E-fatura ayrı bir ürün mü?
Hayır, dönem kapanışı akışının içindedir. Kurum kendi entegratör hesabını tanımlar; kullanıcı adı ve şifresi şifrelenerek saklanır.
Faturalar tek tek mi kesiliyor?
MEB ücretli öğrenciler için aylık ders sayılarından taslak faturalar tek seferde oluşturulur; elle tek fatura kesmek de mümkündür.
Gönderildi demek onaylandı demek mi?
Hayır. Gönderim yalnızca entegratörün belgeyi teslim aldığını gösterir; şema kontrolü ve GİB’e iletim sonra çalışır, nihai durum ayrıca sorgulanır.
Resmileşen faturalar nasıl elime geçiyor?
Gönderim tamamlanınca dönemin tüm faturaları, öğrenci adına göre sıralanmış tek bir PDF dosyası hâlinde gönderimi başlatan kişinin e-posta adresine gelir.
Dönem kapanışı
Ayı kapatmanın sekiz adımı
Adımlar sırayla yürür ve her biri bir öncekinin çıktısına dayanır. Sıradan sapıldığında hata ancak fatura kesildikten sonra görünür hâle gelir.
- 01
Ders kontrolü
Ay içindeki dersler öğrenci ve ders türü bazında sayılır; eksik veya sorunlu kayıtlar raporlanır. Faturanın dayanacağı taban budur.
- 02
Devamsızlık kontrolü
“Öğrenci gelmedi” ve iptal edilen dersler ayrı listelenir: bunlar faturaya girmez ama telafi hakkı doğurur. Ay boyunca hiç ders almayan öğrenciler MEBBİS’in devamsız öğrenci onayı ekranına işlenir.
- 03
MEBBİS ders mutabakatı
Edisify’daki derslerin MEBBİS kayıtlarıyla birebir tuttuğu MEBBİS ekranlarından doğrulanır ve adım onaylanır. Bu adım elle tamamlanır; onayı kurum verir.
- 04
Toplu fatura oluşturma
MEB ücretli öğrenciler için aylık ders sayılarından taslak faturalar tek seferde oluşturulur. Öğrenci başına ayrı ayrı fatura hazırlamak gerekmez.
- 05
Fatura-ders çapraz kontrolü
Her faturanın kalem adetleri ders programındaki gerçek ders sayılarıyla karşılaştırılır; uyuşmayan faturalar işaretlenir. Hatanın gönderimden önce yakalandığı adım burasıdır.
- 06
MEBBİS ücretsiz öğrenci onayı
Ücretsiz öğrenciler eklenti aracılığıyla MEBBİS’in fatura onay ekranında onaya işaretlenir. MEBBİS ücretli faturaları ancak ücretsiz öğrenciler kaydedildikten sonra kabul ettiği için bu adım fatura onayından önce gelir.
- 07
MEBBİS fatura onayı
Kesilen faturalar eklenti aracılığıyla MEBBİS’in fatura onay ekranına işlenir; son onayı MEBBİS sayfasındaki kaydetme adımıyla kurum verir.
- 08
E-fatura gönderimi
Dönemin faturaları e-fatura olarak resmileştirilir; başarısız olanlar işaretlenir ve adım yeniden çalıştırıldığında tekrar denenir. İşlem bitince dönemin tüm faturaları tek bir PDF dosyası hâlinde gönderimi başlatan kişinin e-posta adresine gelir.
MEBBİS ders mutabakatı, ücretsiz öğrenci onayı ve fatura onayı kurumun MEBBİS üzerinde tamamlayıp panelde onayladığı adımlardır; kalan adımlar sistemde yürür.
Entegratör
E-fatura hesabı ve numaralandırma kurumun kendisindedir
Edisify araya giren bir fatura sağlayıcısı değildir; kurumun kendi entegratör hesabını kullanır.
Şifreli kimlik bilgileri
Web servis kullanıcı adı ve şifresi veritabanında şifrelenmiş olarak saklanır. Panelde görüntülenmez; yalnızca gönderim anında kullanılır.
Fatura numarası üreteci
Fatura ön eki, yıl ve son numara kurumun hesabında tutulur ve sıradaki numara buradan üretilir. Numara atlaması ya da çakışması için ayrı bir takip gerekmez.
Test ve gerçek ortam
Hesap test ya da gerçek ortama bağlanabilir. Kurulum sırasında akışın tamamı test ortamında denenip sonra gerçek ortama geçilebilir.
Taslak olarak gönderim
Hesap, faturaları taslak olarak gönderecek şekilde ayarlanabilir. Kurum entegratör tarafında son kontrolü yapmak istiyorsa akış buna göre kurulur.
Entegratörden bağımsız yapı
Gönderim katmanı tek bir entegratöre gömülü değildir; yeni bir entegratör, çekirdek koda dokunmadan tanımlanabilecek şekilde ayrılmıştır.
Durum takibi
“Gönderildi” ile “onaylandı” aynı şey değildir
E-faturada en sık yanlış anlaşılan nokta budur ve kurumu ay sonunda zor durumda bırakan da genellikle burasıdır.
Gönderim yalnızca teslim demektir
Fatura entegratöre iletildiğinde durumu “gönderildi” olur. Bu, belgenin teslim alındığını gösterir; şema kontrolü ve GİB’e iletim entegratör tarafında sonradan çalışır. Bu aradaki boşlukta reddedilen bir belge, panelde bakılmazsa gözden kaçar.
Nihai durumun sorgulanması
Gönderilmiş faturaların entegratör ve GİB tarafındaki nihai durumu ayrıca sorgulanır ve fatura satırına işlenir: kuyrukta, işleniyor, GİB’e gönderildi, onaylandı, onay bekliyor, reddedildi, iade ya da hata. Sorgu başarısız olursa hiçbir satıra dokunulmaz.
Toplu gönderimde başarısızlık
Dönem kapanışındaki toplu gönderimde reddedilen fatura başarısız olarak işaretlenir. Adım yeniden çalıştırıldığında yalnızca bu faturalar tekrar denenir; başarılı olanlar ikinci kez gönderilmez.
Elle kesilen faturada başarısızlık
Elle kesilen bir fatura entegratöre ulaşamazsa belge yerel taslak olarak kalır — yani kayıt kaybolmaz, yalnızca gönderilmemiş sayılır. Fatura listesinden tekrar gönderilebilir.
Hata mesajının saklanması
Reddedilen faturada entegratörün döndürdüğü hata fatura satırına yazılır. Sorunun kaynağını bulmak için ayrı bir sisteme bakmak gerekmez.
Öncesi / sonrası
Ay sonunu tabloyla kapatmak ile akışla kapatmak
İki durumda da aynı sekiz iş yapılır. Fark, işlerin sırasının korunmasında ve hatanın gönderimden önce mi sonra mı görüldüğündedir.
| Süreç | Tabloyla kapanış | Akışla kapanış |
|---|---|---|
| Ders sayımı | Ay sonunda ders programı elle sayılır; iptal ve gelmedi kayıtlarının ayıklanması ayrı bir mesai olur. | Dersler öğrenci ve tür bazında sayılır; gelmedi ve iptal kayıtları ayrı listelenir. |
| Telafi hakkı | Devamsızlıktan doğan telafi hakkı ayrı bir yerde tutulur, çoğu zaman güncellenmeyi bekler. | Faturaya girmeyen dersler telafi hakkı doğuran kayıt olarak ayrışır. |
| Fatura hazırlama | Öğrenci başına tek tek hazırlanır; kalem adetleri elle yazılır. | Aylık ders sayılarından toplu taslak fatura oluşturulur. |
| Hatanın yakalandığı an | Genellikle fatura gönderildikten, bazen dönem kapandıktan sonra. | Gönderimden önceki çapraz kontrol adımında; uyuşmayan fatura işaretlenir. |
| Gönderim sonrası | Entegratör paneline ayrıca girilip durum bakılır; bakılmazsa reddedilen belge fark edilmez. | Nihai durum sorgulanıp fatura satırına yazılır; hata mesajı da aynı satırda durur. |
| Fatura dosyası | Faturalar entegratör panelinden tek tek indirilir ve elle birleştirilir. | Dönemin tüm faturaları öğrenci adına göre sıralı tek PDF hâlinde e-postayla gelir. |
Sıkça sorulanlar
Özel eğitim e-fatura hakkında sık sorulan sorular
E-fatura göndermek için ayrı bir entegratör anlaşması gerekiyor mu?
Evet, e-fatura gönderimi kurumun kendi entegratör hesabıyla yapılır; Edisify araya giren bir fatura sağlayıcısı değildir. Hesabınızı panelde tanımlarsınız: sağlayıcı, hesap türü, gönderen vergi numarası ve web servis bilgileri. Kullanıcı adı ve şifre şifrelenerek saklanır ve panelde tekrar görüntülenmez.
Faturaları öğrenci başına tek tek mi hazırlamak gerekiyor?
Hayır. Dönem kapanışının dördüncü adımında, MEB ücretli öğrenciler için aylık ders sayılarından taslak faturalar tek seferde oluşturulur. Bunun dışında elle tek fatura kesmek de mümkündür; elle kesilen fatura kaydedilir kaydedilmez gönderilir.
Fatura kalemleri ders sayılarıyla uyuşmazsa ne oluyor?
Bunun için ayrı bir adım var: toplu fatura oluşturulduktan sonra her faturanın kalem adetleri ders programındaki gerçek ders sayılarıyla karşılaştırılır ve uyuşmayan faturalar işaretlenir. Bu kontrol e-fatura gönderiminden önce çalışır, yani hata belge dışarı çıkmadan görülür.
Fatura “gönderildi” göründüğü hâlde neden GİB’de yok?
Çünkü gönderim yalnızca entegratörün belgeyi teslim aldığını gösterir. Şema kontrolü ve GİB’e iletim entegratör tarafında sonradan çalışır; bu arada belge reddedilebilir. Edisify gönderilmiş faturaların nihai durumunu ayrıca sorgular ve sonucu fatura satırına yazar: onaylandı, onay bekliyor, reddedildi, iade ya da hata. Reddedilme sebebi de aynı satırda saklanır.
Devamsız öğrenciler faturaya nasıl yansıyor?
Öğrencinin gelmediği ve iptal edilen dersler faturaya girmez; bunlar telafi hakkı doğuran kayıtlar olarak ayrı listelenir. Ay boyunca hiç ders almamış öğrenciler ise MEBBİS’in devamsız öğrenci onayı ekranına işlenir. Ders ve devamsızlık verisinin MEBBİS ile nasıl eşleştiğini MEBBİS aktarımı sayfasında anlattık.
Dönem kapanışının tamamı otomatik mi?
Hayır ve bunu açıkça söylemek gerekiyor. Sekiz adımın üçü kurumun MEBBİS üzerinde tamamlayıp panelde onayladığı adımlardır: ders mutabakatı, ücretsiz öğrenci onayı ve fatura onayı. Onay adımlarında faturalar eklentiyle MEBBİS ekranına işlenir, ancak son kaydetme işlemini kurum kendi yapar. Kalan beş adım sistemde yürür.
Dönemin faturalarını toplu olarak nasıl alırız?
E-fatura gönderimi tamamlandığında dönemin tüm faturaları, öğrenci adına göre sıralanmış tek bir PDF dosyası hâlinde gönderimi başlatan kişinin e-posta adresine gönderilir. Aynı dosya panelde Faturalar sayfasından da indirilebilir. Resmileştirilemeyen bir fatura olursa e-postada öğrenci adıyla ayrıca belirtilir.
Test ortamında deneyebilir miyiz?
Evet. E-fatura hesabı test ya da gerçek ortama bağlanabilir, ayrıca faturaların taslak olarak gönderilmesi seçilebilir. Kurulum sırasında akışın tamamını test ortamında bir kez çalıştırıp, numaralandırma ve kalem adetlerini gördükten sonra gerçek ortama geçmek yaygın tercih edilen yoldur.
İlgili çözüm sayfaları
Ay sonunu sıraya bağlayın
Kurum kaydı onay beklemez. Hesabınızı açın, bir dönemin ders kontrolünü çalıştırın ve fatura sayılarının ders programıyla nasıl karşılaştırıldığını kendi verinizle görün.