Rapor süresi takibi
RAM raporunun geçerlilik bitişi öğrenci dosyasında durur ve yaklaştığında uyarıya dönüşür. Süresi dolan raporun ders planlamasına etkisi kurum fark etmeden önce görünür olur.
Otomatik Hatırlatma · Dönem Kapanışı · MEBBİS Aktarımı
Özel eğitim kurumu otomasyonu — tekrar eden işler sistemin üzerinde kalsın
Bir kurumda işlerin çoğu her ay aynıdır: süresi dolan raporu fark etmek, telafi hakkını kontrol etmek, ay sonu ders dökümünü çıkarmak, faturayı hazırlamak, aileyi bilgilendirmek. Bu işler kişilerin hafızasında tutulduğunda biri mutlaka atlanır. Otomasyon, hepsini verinin kendisine bağlar; hatırlatma zamanı gelince kayıt kendisi haber verir.
- Rapor ve modül süresi bitmeden uyarı, dosyanın içinde
- Aylık ders dökümü ve telafi hakkı her an güncel
- Dönem kapanışı ve toplu fatura aynı ders verisinden
- Veli bilgilendirmesi ders kaydı tamamlanınca kendiliğinden
Tanım
Özel eğitim kurumu otomasyonu nedir?
Özel eğitim kurumu otomasyonu, kurumda düzenli olarak tekrar eden işlerin — süre takibi, hak kontrolü, döküm çıkarma, bilgilendirme ve faturalama — kişilerin takibine bırakılmadan verinin üzerinden yürütülmesidir. Amaç iş sayısını azaltmak değil, işin başlamasını bir kişinin hatırlamasına bağlı olmaktan çıkarmaktır.
Pratikte bu, kayıtların birbirini tetiklemesi demektir: ders planlandığında performans kaydı açılır, kayıt tamamlandığında aile bilgilendirmesi gider, rapor süresi yaklaştığında dosya uyarı verir, ay bittiğinde ders dökümü ve fatura aynı veriden üretilir. Edisify bu zinciri kurumun mevcut verisiyle kurar; kurulum MEBBİS aktarımıyla yapıldığı için sıfırdan veri girişi gerekmez.
Neyi otomatikleştirir?
Süre ve hak hatırlatmaları, performans kaydı açılışı, veli bilgilendirmesi, aylık döküm ve dönem kapanışı.
Kime yarar?
İdari personele (tekrar eden işler), yöneticiye (gecikmeleri erken görme), eğitmene (kayıt yükünün azalması).
Kurulum nasıl?
MEBBİS aktarımı + bir haftalık ders programı. Otomasyon bu iki adımdan sonra kendiliğinden işler.
Elle müdahale?
Her adım panelden görülebilir ve durdurulabilir; otomatik giden bilgilendirmelerin kaydı kurumda kalır.
Arka ofis
Kurumda her ay tekrar eden işler ve sistemin üstlendiği kısım
Aşağıdaki işler her kurumda vardır; fark, kimin hatırlamasına bağlı olduklarıdır.
Modül ve ders hakkı
Kalan destek eğitim modülü süresi ve aylık ders hakkı, ders programı kurulurken hesaba katılır. Hakkı dolmuş öğrenciye yanlışlıkla ders açılmaz.
Telafi hakkı kontrolü
Telafi dersi açılırken kalan hak kontrol edilir; MEBBİS’e henüz işlenmemiş telafiler de hesaptan düşülür. Ay sonunda “hak aşıldı” sürprizi çıkmaz.
Performans kaydı
Planlanan her ders için performans kayıt tablosu kendiliğinden açılır. Eğitmenin ayrıca form açması gerekmez; girilmeyen kayıt eksik olarak görünür.
Aile bilgilendirmesi
Ders sonu değerlendirmesi tamamlandığında veliye bildirim gider. Gönderimin kime ve ne zaman ulaştığı kurumun panelinde kayıtlıdır.
Aylık döküm
Öğrenci ve eğitmen bazında aylık ders dökümü — bireysel/grup, normal/telafi/özel kırılımıyla — hazır durur. Ay sonunda tablo doldurmak için ayrı bir mesai gerekmez.
Dönem kapanışı ve fatura
Dönem kapanışı ders kayıtlarından hesaplanır, toplu fatura aynı veriden üretilir. Ders bilgisi muhasebe için ikinci kez yazılmaz.
İzin ve görevlendirme
Onaylanan personel izni ders planlamasında görünür; günlük ve haftalık ders sınırını aşan görevlendirme uyarı üretir.
Zincir
Bir ders kaydı kurumda neleri tetikler?
Otomasyonun görünür etkisi tek bir kayıttan sonra ne olduğunda ortaya çıkar.
Ders programa yazılır
Sınıf, eğitmen ve öğrenci çakışması kayıt anında engellenir; öğrencinin kalan ders hakkı ve eğitmenin ders sınırı kontrol edilir.
Performans kaydı açılır
Ders günü geldiğinde eğitmenin telefonundaki listede o derse bağlı performans kayıt tablosu hazır bekler.
Aile bilgilendirilir
Değerlendirme tamamlandığında veli uygulamasına bildirim düşer; velinin ayrıca kurumu araması gerekmez.
Dökümler güncellenir
Aynı kayıt aylık ders dökümüne, öğrencinin gelişim geçmişine ve eğitmenin ders saatine aynı anda işlenir.
Dönem sonunda toplanır
Ay ya da dönem kapanırken bu kayıtların toplamı hesaba ve faturaya dönüşür; ara tabloya gerek kalmaz.
Başlangıç
Otomasyonu kurumda çalışır hâle getirme sırası
Otomasyonu tek seferde her yerde açmak yerine, aşağıdaki sırayla ilerleyen kurumlar ilk haftada sonucu görür.
- 01
Veriyi kaynağından getirin
MEBBİS aktarımıyla öğrenciler, personel, raporlar ve telafi hakları sisteme gelir. Otomasyonun kontrol ettiği süreler ve haklar bu veriden beslenir.
- 02
Bir haftalık programı kurun
Program kurulduğu anda çakışma kontrolü, ders hakkı kontrolü ve performans kaydı açılışı devreye girer. Zincirin ilk halkası budur.
- 03
Bildirim tercihlerini ayarlayın
Hangi bilgilendirmenin veliye, hangisinin yalnız yöneticiye gideceğini seçin. Bildirimlerin kaydı panelde tutulduğu için sonradan gözden geçirilebilir.
- 04
İlk ay sonunda dökümü karşılaştırın
Ay biterken sistemin ürettiği ders dökümünü kurumun kendi tablosuyla karşılaştırın. Uyum sağlandığında elle tutulan tablo bırakılır.
Öncesi / sonrası
İşin kimin üzerinde kaldığı
Aynı işler iki kurumda da yapılır; fark, işi başlatanın bir kişi mi yoksa kaydın kendisi mi olduğudur.
| Süreç | Elle takip edilen kurum | Otomasyona geçmiş kurum |
|---|---|---|
| Rapor süresi | Takvime not düşülür; süresi dolan rapor çoğu kez ders planlanırken fark edilir. | Dosya süre yaklaşınca uyarır; planlama sırasında zaten görünür durumdadır. |
| Telafi hakkı | Ayrı bir tabloda tutulur; işlenmemiş telafiler nedeniyle sayı gerçeği göstermez. | Kalan hak ders açılırken kontrol edilir, bekleyen telafiler düşülmüş hâlde görünür. |
| Aylık döküm | Ay sonunda ders defterlerinden derlenir; kişiye ve zamana bağlı hata payı yüksektir. | Her an hazırdır: öğrenci ve eğitmen bazında, tür kırılımıyla birlikte. |
| Fatura | Ders bilgisi muhasebeye ikinci kez elle aktarılır; iki kayıt zamanla ayrışır. | Dönem kapanışı ders kayıtlarından hesaplanır, toplu fatura aynı veriden üretilir. |
| Aile bilgilendirme | Kim aradı, kime ne söylendi kurumda kayıtlı kalmaz. | Bildirim kayıt tamamlanınca gider; gönderim geçmişi kurumun panelindedir. |
| Eksik kayıt | Girilmeyen değerlendirme ancak denetim ya da rapor talebinde ortaya çıkar. | Eksik performans kaydı listede görünür; gün içinde tamamlanır. |
Sıkça sorulanlar
Özel eğitim kurumu otomasyonu hakkında sık sorulan sorular
Özel eğitim kurumu otomasyonu ile rehabilitasyon otomasyonu arasındaki fark nedir?
İkisi aynı sistemin iki yüzüdür. Rehabilitasyon otomasyonu sayfası merkezin eğitim zincirini — kayıt, ders programı, performans kaydı ve veli bilgilendirmesi — anlatır. Bu sayfa ise kurumun arka ofisine bakar: hatırlatmalar, aylık dökümler, dönem kapanışı ve raporlama. Kurumlar genellikle ikisini birlikte kullanır.
Otomatik giden bildirimleri kurum kontrol edebiliyor mu?
Evet. Hangi bilgilendirmenin kime gideceği kurum tarafından ayarlanır, gönderim geçmişi panelde tutulur ve gerektiğinde bildirim türü kapatılabilir. Otomasyon, kurumun kararının yerine geçmez; kararı uygulamayı üstlenir.
Hatırlatmalar nereye düşüyor?
Uyarılar ilgili kaydın üzerinde — öğrenci dosyasında, ders programında ya da personel kartında — görünür; ayrıca yöneticiye bildirim olarak iletilir. Böylece hatırlatma ayrı bir listede birikip unutulmaz, işin yapıldığı ekranda karşınıza çıkar.
Otomasyon yanlış bir kayıt üretirse ne oluyor?
Otomatik açılan performans kaydı, döküm ya da fatura taslağı yetkili personel tarafından düzeltilebilir; yapılan değişiklik kim tarafından ve ne zaman yapıldığıyla birlikte denetim izinde kalır. Sistem kaydı kilitlemez, kaydın geçmişini saklar.
Kurumumuzda internet kesildiğinde otomasyon durur mu?
Mobil uygulamada girilen performans kayıtları bağlantı yokken cihazda bekler ve bağlantı gelince kendiliğinden gönderilir. Panel tarafındaki işlemler için bağlantı gerekir; kesinti sonrasında bekleyen bildirimler sıradan işlenmeye devam eder.
Otomasyona geçmek için dönem başını beklemeli miyiz?
Hayır. Aktarım mevcut kayıtları kaynağından getirdiği için dönem ortasında da başlanabilir. Kurumlar genellikle bir haftalık programla başlar, ilk ay sonunda sistemin dökümünü kendi tablosuyla karşılaştırır ve uyumu gördükten sonra elle tuttuğu tabloyu bırakır.
Özel eğitim kurumları otomasyonu birden çok şubede nasıl çalışır?
Her şubenin verisi kendi içinde izole yürür; hatırlatmalar, dökümler ve kapanış şube bazında üretilir. Aynı hesapla şubeler arasında geçilir, genel merkez yetkisi olan kullanıcı tüm şubelerin durumunu görebilir. Kurum yönetimi tarafı için özel eğitim kurumu yazılımı sayfasına bakabilirsiniz.
İlgili çözüm sayfaları
Tekrar eden işleri sisteme devredin
Kurum kaydı ücretsizdir ve onay beklemez. MEBBİS aktarımını çalıştırın, bir haftalık programı kurun ve zincirin kendiliğinden işlediğini ilk günden görün.