Özel eğitim kurumunda ay sonu kapanışı: ders dökümü, aylık bildirim ve fatura adımları

Ay sonu kapanışı, özel eğitim ve rehabilitasyon merkezinin bir takvim ayında verdiği dersleri belgeleriyle eşleştirip ödemeye esas bildirimi ve faturayı ürettiği, ardından o ayın kayıtlarını değişikliğe kapattığı süreçtir. Girdi, ay boyunca biriken ders kayıtlarıdır; çıktı, ilçe millî eğitim müdürlüğüne teslim edilen aylık ders bildirimi ve faturadır. Kapanış iyi yapılmışsa ödeme tek seferde onaylanır; kötü yapılmışsa bildirim geri döner ve o ayın ödemesi gecikir.

Bu rehber kapanışı kontrol listesi olarak verir: hangi sırayla ne kontrol edilir, bildirim nasıl oluşur, fatura nasıl kesilir ve dönem neden kilitlenir. Tutarlar için 2026 destek ödemesi, günlük kayıt için PKT rehberine bakın.

Kapanış neden kontrol listesiyle yapılır?

Bir dersin ödemeye dönüşmesi için üç kaydın aynı hikâyeyi anlatması gerekir: MEBBİS Özel Eğitim Modülü’ndeki ders kaydı, öğrencinin BKDS giriş-çıkışı ve eğitmenin doldurduğu PKT. Aylık bildirim bu üçünün kesişimidir. Ay içinde 100 öğrenci × 12 ders = 1.200 satırın her birini ay sonunda gözle kontrol etmek mümkün olmadığından, kapanış sıralı bir liste hâlinde yapılır ve her adım bir hata sınıfını eler.

Ay sonu kapanış kontrol listesi

1. 01

   PKT eksiklerini kapatın

   Ay içinde planlanmış ve yapılmış her dersin PKT’si olmalı. Eksik PKT listesini eğitmen bazında çıkarın; ay kapanmadan tamamlatın. PKT’si olmayan ders belgelenmemiş sayılır ve bildirime girmemelidir.

2. 02

   MEBBİS ders kayıtlarıyla eşleştirin

   Kurumdaki ders programını MEBBİS Özel Eğitim Modülü’ndeki kayıtlarla öğrenci bazında karşılaştırın: tarih, saat, eğitmen, tür. Kurumda olup MEBBİS’te olmayan ders girilir; MEBBİS’te olup kurumda olmayan ders silinir ya da açıklanır. Sık hatalar için MEBBİS hata kodları rehberine bakın.

3. 03

   BKDS giriş-çıkışlarıyla eşleştirin

   Her dersin öncesinde giriş, sonrasında çıkış kaydı olmalı. Girişi olmayan, çıkışı olmayan ya da saati dersle örtüşmeyen kayıtları listeleyin. Cihaz arızası varsa tutanağı ve ilçe MEM bildirimini dosyaya ekleyin. Ayrıntı BKDS rehberinde.

4. 04

   Telafi derslerini ayırın

   Normal ders ile telafi dersi bildirimde ayrı görünmelidir. Her telafinin hangi yapılamayan derse ait olduğunu, nedenini (tatil kararı / bireyin gelmemesi) ve 24 ay içinde verildiğini doğrulayın; aylık bireysel telafi 12 saati aşmasın. Kurallar telafi rehberinde.

5. 05

   Aylık hak ve grup kararını kontrol edin

   Öğrenci başına bildirilen ders sayısı aylık hakkı (8 bireysel, 4 grup) aşmamalı; grup dersi yalnız RAM raporunda grup kararı olan öğrenciye yazılmış olmalı. Rapor süresi ay içinde dolan öğrencinin dolum sonrası dersleri destek kapsamına girmez.

6. 06

   Aylık ders bildirimini oluşturun

   Kurumların "EK-4" dediği aylık ders bildirimi / fatura eki, öğrenci başına yapılan bireysel ve grup dersleri, telafileri ve Tebliğ tutarına göre hesaplanan toplamı listeler. Bildirim MEBBİS’in ürettiği hesapla birebir aynı olmalıdır.

7. 07

   Faturayı kesin

   Fatura, bildirimdeki tutar üzerinden MEB’e (ilçe millî eğitim müdürlüğü aracılığıyla) kesilir. KDV gösterimini mali müşavirinizle netleştirin. Fatura tutarı ile bildirim toplamı arasında kuruş farkı olmamalıdır.

8. 08

   Dönemi kilitleyin

   Fatura kesildikten sonra o ayın ders kayıtları, PKT’leri ve telafi işaretleri değiştirilmemelidir. Değişiklik gerekiyorsa fatura iptal/iade ve düzeltme bildirimi yoluyla yapılır; kayıt sessizce düzeltilmez.

Aylık ders bildirimi ("EK-4") ne içerir?

"EK-4" kamuya açık MEB sayfalarında geçen bir ad değil, kurumların aylık ders bildirimi / fatura eki için kullandığı jargondur. Belge, ilçe millî eğitim müdürlüğünün onay için ihtiyaç duyduğu bilgiyi öğrenci bazında taşır:

Fatura kesimi: e-fatura mı, e-arşiv mi?

Fatura kurum tarafından MEB’e kesilir. Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezlerine özgü bir e-fatura zorunluluğu yoktur; Vergi Usul Kanunu’nun genel eşikleri uygulanır. 2026 için geçerli genel kural: 2025 cirosu 3 milyon TL ve üstünde olan mükellefler 1 Temmuz 2026’dan itibaren e-fatura düzenler; e-faturaya geçmemiş mükellefler için 3.000 TL üstü faturalar e-arşiv fatura olarak kesilir. Aylık MEB faturası tek başına bu eşiğin üstünde olduğundan pratikte her kurum ya e-fatura ya da e-arşiv kullanır.

• e-Fatura mükellefiyseniz MEB’e kesilen fatura e-fatura olarak, alıcı kamu kurumu bilgileriyle düzenlenir.
• e-Fatura mükellefi değilseniz 3.000 TL üstü fatura e-arşiv olarak kesilir; kâğıt fatura bu tutarın üstünde geçerli değildir.
• Ciro eşiğinizi ve geçiş tarihinizi mali müşavirinizle yıl başında netleştirin; eşiği geçtikten sonra geç kalınan e-fatura geçişi cezalıdır.

Dönem kilidi: fatura kesildikten sonra ders değişmez

Kapanışın en çok atlanan adımı kilittir. Fatura kesildikten sonra bir eğitmenin geçmiş aya ait PKT’yi düzenlemesi, bir dersin saatinin "düzeltilmesi" ya da bir telafinin normal derse çevrilmesi, faturanın dayanağı olan bildirimle kurum kayıtlarını uyuşmaz hâle getirir. Denetimde bu fark "sonradan değiştirilmiş kayıt" olarak okunur ve niyetten bağımsız olarak şüphe doğurur.

Kural basittir: fatura kesildiyse ay kapalıdır. Gerçek bir hata bulunduysa yol, kaydı sessizce düzeltmek değil; faturayı iptal/iade etmek, düzeltme bildirimi vermek ve değişikliği tutanakla açıklamaktır. Geçmişe dönük ders düzenleme penceresini (Edisify’da 2 ay) yalnız faturası kesilmemiş aylar için açık tutun.

Dönem kapanışını yazılımda yapmak

Sekiz adımlı listeyi her ay elle çalıştırmak, kapanışı bir kişinin dikkatine bağlar. Edisify’da dönem kapanışı adım adım ilerleyen bir sihirbazdır: PKT eksikleri, MEBBİS ve BKDS eşleşmeleri, telafi ayrımı ve aylık hak kontrolleri sırayla listelenir; hepsi temizlenmeden bildirim ve fatura üretilmez. Fatura kesildiğinde dönem kilitlenir; o aya ait ders, PKT ve telafi kayıtları kilit kaldırılmadan değiştirilemez.