Özel eğitim otomasyonu, bir özel eğitim ve rehabilitasyon merkezinin günlük işleyişini (öğrenci ve rapor kayıtları, ders programı, PKT ve BEP, MEBBİS girişleri, BKDS kayıtlarıyla eşleşme, veli bilgilendirmesi ve ay sonu faturası) tek sistemde tutan yazılımdır. Doğru seçim, ay sonunda saatlerce süren bildirim mesaisini ve denetimde açıklanamayan farkları ortadan kaldırır; yanlış seçim ise aynı işi iki kez yaptırır: bir kez yazılımda, bir kez MEBBİS’te.
Bu yazı ürün karşılaştırması değildir. Hangi yazılımı değerlendirirseniz değerlendirin, demo görüşmesinde sormanız gereken on iki soruyu ve "evet" dendiğinde neyi kanıt olarak isteyeceğinizi listeler; sonunda eski sistemden geçiş için uygulanabilir bir kontrol listesi verir.
Web tabanlı mı, kurulumlu mu?
İlk ayrım erişim biçimidir. Kurulumlu (masaüstü) yazılım kurumdaki bir bilgisayara kurulur; veri o makinededir, yedek sizin sorumluluğunuzdadır, eğitmen dersten sonra PKT girmek için o bilgisayarın başına gelir. Web tabanlı yazılım tarayıcı ve telefondan çalışır; veri sağlayıcının sunucusundadır, güncelleme kendiliğinden gelir, eğitmen PKT’yi ders odasında telefondan doldurur. Bugün ders sonu PKT, veli bildirimi ve BKDS okutması gibi işler ders odasında ve anında yapıldığından, web tabanlı erişim çoğu kurum için ön şarttır. Kurulumlu sistem seçilecekse yedekleme ve uzaktan erişim sorusu ayrıca cevaplanmalıdır.
Demoda sorulacak 12 soru
| Soru | Neden önemli | Kanıt olarak isteyin |
|---|---|---|
| 1. Tarayıcı ve telefondan çalışıyor mu? | PKT, BKDS ve veli bildirimi ders odasında yapılır; masaüstüne bağımlılık bunları ay sonuna erteler. | Demoda telefondan bir PKT doldurulmasını isteyin. |
| 2. MEBBİS Özel Eğitim Modülü’ne ders aktarıyor mu? | Aktarım yoksa her ders iki kez girilir; fark çıkması kaçınılmazdır. | Bir ayın derslerinin modüle nasıl aktarıldığını canlı görün; hata listesini isteyin. |
| 3. BKDS okutmalarıyla dersi eşleştiriyor mu? | BKDS kayıtları ödemeye esastır; eşleşmeyen ders bildirime giremez. | Okutması olmayan bir dersin nasıl işaretlendiğini gösterin. |
| 4. PKT derse bağlı mı, serbest form mu? | Derse bağlı olmayan PKT toplu doldurulur ve denetimde kopya gibi görünür. | Bir dersi silince PKT’sine ne olduğunu sorun. |
| 5. BEP ve KDF aynı zincirde mi? | KDF → BEP → PKT zinciri kopuksa gelişim izlenemez. | BEP’teki hedefin PKT’de otomatik gelip gelmediğine bakın. |
| 6. Veli uygulaması var mı; ne gösteriyor? | Ders sonu bilgilendirme yükümlülüğü ve katılım teyidi veliye dokunmadan yapılamaz. | Veli ekranını kendi telefonunuzda açın. |
| 7. e-Fatura / e-Arşiv entegrasyonu var mı? | Ay sonu faturası kurumların "EK-4" dediği aylık ders bildirimiyle tutmalıdır. | Fatura ekinin ders listesinden üretildiğini görün. |
| 8. Verimi dışa alabiliyor muyum; hangi formatta? | Veri sizindir; sözleşme bitince öğrenci, PKT ve BEP kayıtlarını alamıyorsanız yazılıma bağımlısınız. | Sözleşmede dışa aktarma maddesini ve örnek bir dışa aktarımı isteyin. |
| 9. KVKK: veri nerede tutuluyor, kim erişiyor? | Öğrenci sağlık ve rapor verisi özel nitelikli kişisel veridir. | Aydınlatma metni, veri işleme sözleşmesi ve sunucu konumunu sorun. |
| 10. Fiyat neye göre: öğrenci, şube, kullanıcı? | Öğrenci başı fiyat kapasiteyle büyür; şube başı fiyat küçük şubede pahalı olabilir. | 12 aylık toplam maliyeti kendi öğrenci sayınızla yazılı isteyin. |
| 11. Destek nasıl; ay sonunda kim cevap veriyor? | Sorunlar ayın son üç gününde çıkar; o günlerde ulaşılamayan destek yoktur. | Destek kanalını ve yanıt süresini sözleşmeye yazdırın. |
| 12. Birden fazla şube tek hesapta yönetilebiliyor mu? | Sahip düzeyinde toplu görünüm yoksa her şube ayrı yazılım gibi yönetilir. | Şubeler arası personel ve rapor görünümünü demoda isteyin. |
Veri sahipliği ve KVKK: en çok atlanan madde
Kurumlar demoda ekranlara bakar, sözleşmede "verinin iadesi" maddesini okumaz. Oysa dört-beş yıl sonra yazılım değiştirmek istediğinizde elinizde ne kalacağı bu maddeye bağlıdır. Sorulması gereken üç şey: verinin tamamını (öğrenci, rapor, BEP, PKT, ders geçmişi) makine okunur bir formatta alabiliyor muyum; sözleşme sona erdiğinde veri ne zaman siliniyor; sağlayıcı veriyi başka amaçla kullanıyor mu? Özel eğitim verisi sağlık bilgisi içerdiğinden özel nitelikli kişisel veridir; yüz imzası gibi biyometrik veriyle temas eden her süreçte aydınlatma ve onam düzeni ayrıca sorulmalıdır.
Fiyatlama modelini kendi sayılarınızla test edin
Üç yaygın model vardır: öğrenci başına aylık ücret, şube başına sabit ücret ve kullanıcı (personel) başına ücret. Hangisinin uygun olduğu kurumun büyüklüğüne bağlıdır; 40 öğrencili tek şube için öğrenci başı model ucuz, 200 öğrencili üç şube için şube başı model ucuz olabilir. Karar için tek yöntem, 12 aylık toplam maliyeti kendi öğrenci ve şube sayınızla, kurulum ve eğitim ücretleri dahil yazılı istemektir. Ayrıca sorun: öğrenci sayısı düştüğünde ücret düşüyor mu, WhatsApp bildirimi ve e-fatura gibi hizmetler pakete dahil mi yoksa ayrı mı ücretlendiriliyor?
Eski sistemden geçiş kontrol listesi
Geçişin en riskli günü, ayın ortasında iki sistemin aynı anda yarım kaldığı gündür. Aşağıdaki sıra bunu önler.
- 01
Ay sonu kapanışından sonra geçin
Ayın son gününe kadar eski sistemde kalın, aylık ders bildirimini ve faturayı oradan kesin. Yeni sisteme ilk ders kaydı yeni ayın 1’inde yazılsın. Ay ortasında geçiş, bildirimi iki kaynaktan birleştirmeyi gerektirir ve neredeyse her seferinde fark üretir.
- 02
Öğrenci ve raporları MEBBİS’ten yeniden kurun
Eski yazılımdaki öğrenci listesini aktarmak yerine, güncel rapor bilgisini MEBBİS’teki kayıttan alarak kurun. Eski sistemde süresi dolmuş raporlar, kapatılmamış öğrenciler ve yanlış program kayıtları böylece yeni sisteme taşınmaz.
- 03
Personeli ünvan ve programla eşleyin
Her eğitmenin görevlendirme onayı, ünvanı ve hangi programda zorunlu personel sayıldığı yeni sistemde doğru tanımlanmalıdır; ayda en az 2 ders kontrolü ve ders programı bu tanıma dayanır.
- 04
Bir hafta paralel çalışın
İlk hafta dersleri yeni sistemde planlayın, PKT’leri orada doldurun; ancak günün sonunda MEBBİS’teki kayıtla karşılaştırın. Bir haftalık farksız çalışma, ay sonuna güvenle gitmenizi sağlar.
- 05
Personeli görev bazında eğitin
Eğitmene yalnız ders ve PKT ekranı, memura ders programı ve MEBBİS aktarımı, müdüre raporlar. Herkese her şeyi anlatan iki saatlik eğitim, kimseye kendi işini öğretmez.
- 06
Veliyi ilk ayın içinde davet edin
Veli uygulaması kurulumu ilk ay tamamlanmalı; ders sonu bilgilendirmesi ve katılım teyidi ancak veli sistemdeyse çalışır.
Bu sorulara Edisify nasıl cevap veriyor?
Edisify, yukarıdaki on iki soruya göre tasarlanmış web tabanlı bir özel eğitim otomasyonudur: her ders kendi PKT’sine bağlıdır, MEBBİS Özel Eğitim Modülü’ne ders aktarımı tarayıcı eklentisiyle yapılır, BKDS kayıtları dersle eşleştirilir, veli uygulaması ders sonu bilgilendirmesini ve katılım teyidini taşır, verinizi istediğiniz zaman dışa alabilirsiniz. Karar vermeden önce demo isteyip yukarıdaki kanıtları görmenizi öneririz.