MEBBİS aktarımı, özel eğitim ve rehabilitasyon merkezinin MEBBİS Özel Eğitim Modülü’nde hâlihazırda kayıtlı olan verisini (kurum bilgisi, eğitim personeli, sınıf ve odalar, öğrenciler, RAM raporları ve önerilen program/modüller) yeni bir kurum yazılımına elle yazmadan taşıma işlemidir. MEBBİS bu verinin resmî kaynağıdır; yazılım ise kurumun günlük işini (ders programı, PKT, veli bilgilendirme, fatura) yürüttüğü yerdir. Aktarım, iki tarafın aynı öğrenciyi, aynı raporu ve aynı personeli tanımasını sağlar.
Yazılım değiştiren ya da ilk kez yazılıma geçen kurumun en büyük maliyeti veri girişidir: onlarca personel, yüzlerce öğrenci, her öğrencinin rapor tarihleri ve modülleri. Elle giriş hem haftalar sürer hem de hata üretir; yanlış rapor tarihi ders girişinde, yanlış modül ödeme aşamasında ortaya çıkar. Bu rehber, aktarımı hangi sırayla yapacağınızı, kimlik verisinde nelere dikkat edeceğinizi ve aktarım sonrası neyi kontrol edeceğinizi anlatır. Ürün odaklı anlatım için MEBBİS aktarımı çözüm sayfasına bakabilirsiniz.
MEBBİS’ten hangi veriler aktarılır?
| Veri | MEBBİS’teki kaynağı | Yazılımda ne işe yarar |
|---|---|---|
| Kurum bilgisi | Kurum kayıt ekranı | Fatura başlığı, belge şablonları, ilçe MEM bilgisi |
| Eğitim personeli | Personel/görevlendirme kayıtları | Ders programında eğitmen seçimi, zorunlu personel kuralı, bordro |
| Sınıf ve odalar | Kurum fiziki yapı kayıtları | Bireysel/grup oda ataması, kontenjan kontrolü |
| Öğrenciler | Özel Eğitim Modülü öğrenci kayıtları | Ders programı, PKT, veli hesapları |
| RAM raporları | Rapor ve program/modül önerileri | Rapor bitiş uyarısı, modül saati takibi, aylık ders hakkı |
| Kalan telafi hakları | Ders giriş ekranındaki telafi bakiyesi | Telafi planlaması ve 24 ay sınırı takibi |
Aktarılmayan veri de vardır: geçmiş yıllara ait ders kayıtları, PKT’ler ve BEP dosyaları MEBBİS’te kurumun günlük işine yarayacak biçimde tutulmaz. Bunlar eski yazılımdan ya da kâğıt arşivden ayrıca taşınır; ilk aylarda "geçiş öncesi" ve "geçiş sonrası" olarak ayrı düşünmek işi sadeleştirir.
MEBBİS aktarımının 5 adımı
- 01
Hazırlık: MEBBİS’teki veriyi temizleyin
Aktarım MEBBİS’teki hâli kopyalar; oradaki hata yazılıma taşınır. Kurumdan ayrılmış öğrenciler için ayrılış bildirimi işlenmiş mi, görevden ayrılan personel kapatılmış mı, rapor süresi dolmuş öğrenci var mı kontrol edin. Bu temizlik sonradan yapılan düzeltmelerin çoğunu ortadan kaldırır.
- 02
Kurum, personel ve sınıf verisini aktarın
Önce kurum kimliği ve ilçe bilgisi, sonra eğitim personeli (unvan, program yetkisi, görevlendirme tarihi), sonra oda ve sınıflar. Bu sıra önemlidir: öğrenci verisi personel ve sınıfa bağlanır; personel yoksa ders programı kurulamaz.
- 03
Öğrenci ve rapor verisini aktarın
Her öğrenci için kimlik bilgisi, veli iletişimi, RAM raporunun başlangıç ve bitiş tarihi, önerilen program ve modüller, varsa bireysel ve grup ayrımı ile kalan telafi hakkı. Rapor tarihi ve modül, ders girişindeki ve ödemedeki kontrollerin kaynağıdır; en dikkatli bakılacak alan burasıdır.
- 04
Doğrulayın: kontrol listesini uygulayın
Aşağıdaki kontrol listesiyle sayıları ve örnek kayıtları karşılaştırın. Aktarımın "bitti" sayılması için öğrenci sayısı, aktif personel sayısı ve rapor bitiş tarihleri MEBBİS ile birebir tutmalıdır.
- 05
Canlıya geçin ve ilk ayı çift kaynaktan izleyin
İlk ay ders programını yazılımda kurun, ders girişlerini MEBBİS ile karşılaştırın, ay sonunda aylık ders bildirimini iki kaynaktan üretip eşleştirin. İlk ay sonu uyuşuyorsa aktarım tamamlanmıştır.
Kimlik verisi ve KVKK: aktarımda nelere dikkat edilir?
Aktarılan veri, kişisel veridir; öğrencinin engel durumu ve raporu ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Kurum bu verinin sorumlusudur; yazılım sağlayıcı veri işleyen konumundadır. Aktarım öncesi ve sırasında şu ilkeler gözetilmelidir. Yasal yorum için kurumun KVKK danışmanına başvurun; aşağıdakiler uygulama düzeyinde asgari kontrollerdir.
- Veri işleme sözleşmesi: Yazılım sağlayıcıyla, verinin hangi amaçla, nerede ve ne kadar süre tutulacağını yazan bir sözleşme olmalıdır.
- Aydınlatma ve onam: Veli aydınlatma metni, verinin kurum yazılımında işleneceğini kapsamalıdır; eski metinler yalnız kurumu ve MEBBİS’i anıyor olabilir.
- Asgari veri: Yazılımın ihtiyaç duymadığı alanlar (örneğin raporun tıbbi ayrıntıları) aktarılmaz. Ders programı için rapor tarihi ve modül yeterlidir.
- Erişim yetkisi: Aktarımı yapan hesap kurum yetkilisine ait olmalı; MEBBİS şifresi kimseyle, yazılım sağlayıcıyla dahi paylaşılmamalıdır.
- Dosya aktarımı yapmayın: Öğrenci listesini Excel’e alıp e-posta ile göndermek en sık yapılan hatadır; veri, kontrolsüz kopyalar hâlinde çoğalır.
- Silme ve saklama: Eski yazılımdaki verinin ne zaman silineceği, aktarım planının parçası olmalıdır.
Tarayıcı eklentisi ve oturum mantığı: veri nasıl okunur?
MEBBİS, kurum yazılımlarının doğrudan bağlanabileceği açık bir veri arayüzü sunmaz. Bu yüzden aktarım, kurumun kendi MEBBİS oturumu üzerinden yapılır: kurum yetkilisi MEBBİS’e her zamanki gibi giriş yapar; tarayıcıda çalışan bir eklenti, yetkilinin görebildiği ekranlardaki veriyi okuyup yazılıma iletir. Yazılım MEBBİS’e kendi başına giremez; yetkili oturumu kapattığında okuma da biter.
Bu yaklaşımın kurum için üç sonucu vardır. Birincisi, MEBBİS şifresi yazılıma verilmez; giriş kurumun elindedir. İkincisi, aktarım kurumun görme yetkisiyle sınırlıdır; yazılım, yetkilinin göremediği hiçbir veriyi okuyamaz. Üçüncüsü, MEBBİS ekranları değiştiğinde eklentinin güncellenmesi gerekir; sağlayıcının bu güncellemeyi ne hızla yaptığı, seçim ölçütlerinden biridir. Aynı mantık ders girişini yazılımdan MEBBİS’e yazmak için de kullanılır; ayrıntı için MEBBİS ders girişi rehberine bakın.
Aktarım sonrası doğrulama kontrol listesi
Aktarım teknik olarak bitince asıl iş başlar: yazılımdaki veri MEBBİS ile birebir mi? Aşağıdaki liste, aktarımı "kabul etmeden" önce uygulanır. Sayısal karşılaştırmalar toplamı, örnek kayıt karşılaştırmaları ise ayrıntıyı yakalar.
| Kontrol | Nasıl yapılır | Uyuşmazsa |
|---|---|---|
| Aktif öğrenci sayısı | MEBBİS öğrenci listesi ile yazılımdaki aktif öğrenci sayısı | Ayrılış bildirimi işlenmemiş öğrenciyi bulun |
| Aktif personel sayısı ve unvanlar | Görevlendirme listesi ile yazılım personel listesi | Görevden ayrılan personel kapatılmamış olabilir |
| Rapor bitiş tarihleri | Rastgele 10 öğrencide MEBBİS ile yazılım tarihlerini karşılaştırın | Tarih formatı (gün/ay) karışmış olabilir; tümünü yeniden kontrol edin |
| Program ve modüller | Aynı 10 öğrencide önerilen modüllerin adı ve saati | Modül eşlemesi yanlışsa ders girişi reddedilir |
| Bireysel/grup hakkı | Öğrencinin raporundaki bireysel ve grup önerisi | Aylık ders hakkı yanlış hesaplanır |
| Kalan telafi hakları | MEBBİS telafi bakiyesi ile yazılımdaki bakiye | 24 aydan eski haklar MEBBİS’te silinmiştir; yazılımda da silinmeli |
| Veli iletişim bilgisi | Telefon numaralarının biçimi ve tekrarı | Aynı veliye birden fazla hesap açılmış olabilir |
| Oda ve kontenjan | Grup odalarının azami kişi sayısı | Kontenjan için standartlar yönergesine bakın |
Kontrol listesi bittiğinde bir ay boyunca yazılımdaki ders programı ile MEBBİS ders girişleri karşılaştırılır. İlk ay sonunda aylık ders bildirimi (kurumların "EK-4" dediği fatura eki) iki kaynaktan aynı çıkıyorsa geçiş tamamlanmıştır. Yazılım seçerken aktarımın kapsamını ve doğrulama araçlarını sormak için otomasyon seçme rehberine bakabilirsiniz.
Edisify’da MEBBİS aktarımı
Edisify’ın MEBBİS aktarımı bu rehberdeki mantıkla çalışır: kurum yetkilisi MEBBİS’e kendi oturumuyla girer, tarayıcı eklentisi kurum, personel, öğrenci ve rapor verisini okuyup Edisify’a taşır; şifre saklanmaz, okuma yetkilinin gördüğüyle sınırlıdır. Aktarım sonrası sayılar ve rapor tarihleri karşılaştırma ekranında MEBBİS ile yan yana gösterilir; aynı eklenti ders girişlerini de programdan modüle aktarır.